Ogłoszenie o naborze wniosków o dofinansowanie

 

MINISTERSTWO KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO

 

OGŁASZA NABÓR WNIOSKÓW W TRYBIE KONKURSOWYM

NA WIZYTY STUDYJNE

finansowane ze środków FUNDUSZU WSPÓŁPRACY DWUSTRONNEJ

Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014 – 2021

 

 

I. Podstawa prawna

 

Porozumienie nr 1/2019/FWD w sprawie Funduszu Współpracy Dwustronnej w ramach Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego na lata 2014-2021 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 z dnia 12 września 2019 r.

 

II. Cel działania

 

Środki dostępne w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej dla Programu „Kultura” mają na celu pokrycie kosztów organizacji spotkań pomiędzy podmiotami sektora kultury i kreatywnego z Polski z instytucjami pochodzącymi z Państw-Darczyńców (Islandii, Liechtensteinu i Norwegii). Celem spotkań powinno być nawiązanie lub podtrzymanie istniejącej współpracy dwustronnej w obszarze kultury i złożenie wspólnego wniosku w ramach jednego z otwartych naborów do programu kulturalnego. W celu odbycia spotkania wymagane jest nawiązanie współpracy z instytucją/ami z Norwegii, Islandii lub Liechtensteinu.

 

III. Rezultaty projektu

 

Nawiązanie lub podtrzymanie partnerstwa może zaowocować realizacją projektów dofinansowanych z  funduszy norweskich i EOG w perspektywie finansowej 2014-2021 (Program „Kultura” w ramach Działanie 2) lub innych źródeł.

 

IV. Typy działań do realizacji

 

• wizyta przedstawicieli polskiej instytucji w Norwegii, Islandii albo Liechtensteinie

w wizycie mogą uczestniczyć maksymalnie 3 osoby z Polski i może ona trwać od 1 do 5 dni kalendarzowych (w zależności od liczby spotkań). Wizyta może rozpocząć się najwcześniej po decyzji Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego o dofinansowaniu, a zakończyć się najpóźniej 6 miesięcy po decyzji Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego o dofinansowaniu.

• przyjęcie przedstawicieli instytucji z Norwegii, Islandii, Liechtensteinu w Polsce

w wizycie może  uczestniczyć  maksymalnie 6 osób z wszystkich instytucji z Państw-darczyńców (maksymalnie 3 osoby z jednej instytucji) i może ona trwać od 1 do 3 dni kalendarzowych. Wizyta może rozpocząć się najwcześniej po decyzji Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego o dofinansowaniu, a zakończyć się najpóźniej 6 miesięcy po decyzji Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego o dofinansowaniu.

 

V. Rodzaje podmiotów, które mogą ubiegać się o dofinansowanie

 

1. publiczne instytucje kultury;
2. archiwa państwowe;
3. szkoły i uczelnie artystyczne;
4. kościoły i związki wyznaniowe;
5. organizacje pozarządowe aktywne na polu kultury [1];
6. jednostki samorządu terytorialnego;
7. przedsiębiorcy działający w sektorze kultury i sektorze kreatywnym [2] ⁱ [3]

Jeden wnioskodawca podczas naboru może złożyć maksymalnie dwa wnioski.

 

VI. Partnerstwo

W każdej wizycie musi uczestniczyć przynajmniej jeden Partner z Państw – Darczyńców, tj. Norwegii, Islandii lub Liechtensteinu, którego udział na etapie aplikowania potwierdzony jest listem intencyjnym stanowiącym jeden z załączników do wniosku.

Partnerem może być osoba fizyczna zamieszkująca legalnie w Państwach Darczyńcach, a także każdy podmiot publiczny lub prywatny, komercyjny lub niekomercyjny, jak również organizacja pozarządowa, ustanowiony jako podmiot prawa w Państwach Darczyńców, których główna działalność dotyczy sektora kultury lub sektora kreatywnego zdefiniowanych w rozporządzeniu (UE) nr 1295/2013 w sprawie programu „Kreatywna Europa”, w szczególności:

• instytucje kultury, takie jak domy kultury, muzea, teatry, galerie, sale artystyczne, biblioteki, archiwa, zespoły / orkiestry;
• artyści reprezentujący między innymi takie dziedziny sztuki jak sztuki wizualne, muzyka, taniec, teatr, cyrk, lalkarstwo, sztukę uliczną, literaturę oraz krytycy sztuki,
• przedsiębiorcy kulturalni, w tym między innymi osoby lub podmioty działające w branży kultury / branży twórczej, np. zarządzanie, festiwale, fotografia, architektura, moda i design;
• instytucje w ramach edukacji i badań o wymiarze kulturowym, w tym indywidualni eksperci w tej dziedzinie;
• szkoły i ośrodki młodzieżowe o wymiarze kulturowym;
• gminy i regiony;
• sieci dla podmiotów kulturalnych i kreatywnych, ośrodków kreatywnych;
• organizacje parasolowe dla sektorów i aktorów artystycznych / kulturalnych;
• podmioty dziedzictwa kulturowego, w tym rzemiosło, archeologia, krajobraz.

                                            VII. Kwota środków przeznaczona na dofinansowanie wizyt

 

Kwota środków przeznaczonych na dofinansowanie wizyt w ramach pierwszego naboru wniosków w trybie konkursowym wynosi: 204 475 EUR, tj. 882 636 PLN przy wykorzystaniu kursu 1 EURO = 4,3166 PLN będącego średnią arytmetyczną miesięcznych kursów wymiany euro Komisji Europejskiej w okresie od maja do października 2019 roku. 

Wysokość dotacji będzie zależała od: (i)  ilości delegowanych osób oraz (ii) długości trwania wizyty i wyliczana poprzez przemnożenie tych zmiennych przez stałą stawkę ryczałtową:

• koszty podróży, w tym transport lokalny i ubezpieczenie w wysokości 500 EUR dla jednego uczestnika wizyty;

• pozostałe koszty ponoszone na miejscu w tym m.in. koszty utrzymania i zakwaterowania, koszty wynajmu sali konferencyjnej i niezbędnego sprzętu, etc. w wysokości 250 EUR za dzień dla jednego uczestnika wizyty

Dofinansowanie zostanie przyznane w EURO jednak środki wypłacane będą w PLN zgodnie ze średnim kursem wymiany EUR / EUR Europejskiego Banku Centralnego za miesiąc poprzedzający dzień, w którym środki zostaną wypłacone.

VIII. Kwalifikowalność wizyty studyjnej

 

Wizyta studyjna może się rozpocząć najwcześniej po decyzji Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego o dofinansowaniu zadania. Z kolej zadanie musi się zakończyć nie później niż w terminie 6 miesięcy do daty decyzji Ministra kultury i Dziedzictwa Narodowego jednak nie później niż 30 kwietnia 2024 r.

 

IX. Ocena Wniosków

 

1. Ocena wniosków jest dwuetapowa i składa się z oceny formalnej (w oparciu o kryteria administracyjne i kryteria kwalifikacji) i oceny  merytorycznej (w oparciu o kryteria merytoryczne). Ocenie merytorycznej będą podlegały wyłącznie projekty, które spełnią wszystkie kryteria formalne.
2. Ocena formalna trwa 15 dni roboczych (terminy oceny ulegają wstrzymaniu w przypadku konieczności przesłania uzupełnień/wyjaśnień do wniosku). W trakcie oceny złożonego przez wnioskodawcę wniosku, na wezwanie Operatora Programu, możliwe jest jego uzupełnienie i / lub przedłożenie stosownych wyjaśnień. Procedura uzupełnień wstrzymuje terminy przeznaczone na ocenę formalną.
3. Ocena merytoryczna trwa 15 dni roboczych. Na etapie oceny merytorycznej nie ma możliwości uzupełnienia lub poprawienie wniosku o dofinansowanie.
4. Ocena formalna oraz merytoryczna jest dokonywana przez pracowników Operatora (Departamentu Funduszy i Spraw Europejskich Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego). Decyzję o dofinansowaniu projektów podejmuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

X. Harmonogram oceny i wyboru

 

Aby zaplanować jakiekolwiek działania w ramach wizyt studyjnych, wnioskodawcy / partnerzy muszą znać następujące terminy i tzw. kamienie milowe:

a) ocena wniosku - po zakończeniu naboru rozpoczynają się następujące etapy oceny:

    1) 15 dni roboczych na ocenę formalną + 3 dni robocze na procedurę uzupełnień

    2) 15 dni roboczych na ocenę merytoryczną

b) decyzja o przyznaniu dotacji - bez zbędnej zwłoki;

c) umowa finansowa - po podjęciu decyzji umowa finansowa zostanie sporządzona i podpisana w ciągu 2 miesięcy;

d) zaliczka - po podpisaniu umowy finansowej i złożeniu gwarancji prawidłowego wykonania umowy pierwsza transza środków zostanie wypłacona w ciągu 20 dni roboczych;

e) raport końcowy - należy dostarczyć operatorowi programu w ciągu 15 dni roboczych od daty zakończenia wizyty;

f) weryfikacja raportu końcowego – Operator ma 40 dni roboczych na zmianę dokumentu. Jeśli raport zawiera błędy lub pomyłki, wnioskodawca ma 10 dni na jego dostosowanie;

g) płatność końcowa - 20 dni roboczych po zaakceptowaniu raportu końcowego.

 

XI. System płatności i raportowania

 

Płatność zaliczkowa w wysokości do 50% całkowitej kwoty dofinansowania płatna będzie w terminie 20 dni roboczych po podpisaniu Umowy finansowej. Płatność bilansująca w formie refundacji w wysokości do 50% całkowitej kwoty dofinansowania, płatna będzie w terminie 20 dni roboczych po akceptacji Raportu końcowego.

Rozliczenie Wizyty Studyjnej odbywać się będzie na podstawie Raportu końcowego, który powinien zostać przesłany do Operatora w terminie do 15 dni roboczych po zakończeniu wizyty. Do Raportu konieczne będzie dołączenie dokumentu „Oświadczenie wszystkich zaangażowanych instytucji zagranicznych o zrealizowaniu zaplanowanego zakresu działania”.

Z uwagi na ryczałtowy charakter przyznanego dofinansowania jest ono niezależne od faktycznie poniesionych przez Beneficjenta / Partnera kosztów. W szczególności Beneficjent i partnerzy nie mogą żądać do Operatora Programu dodatkowych środków w przypadku jeśli koszt zadania przekroczy wartość przyznanego dofinansowania. W przypadku skrócenia wizyty lub uczestniczenia w niej mniejszej niż zadeklarowana we wniosku aplikacyjnym liczba osób Operator Programu dokona ponownego przeliczenia należnego dofinansowania w oparciu o przyjęte stawku ryczałtowe i faktyczną liczbę uczestników wizyty oraz liczbę dni.

 

XII. Termin, miejsce i sposób składania wniosków o dofinansowanie projektów

 

1. Nabór projektów odbywa się w okresie od dnia 29 listopada 2019 r. do dnia 1 marca 2020 r., do godz. 16.00.
2. Dla prawidłowego złożenia wniosku obowiązkowe jest posiadanie konta w Elektronicznym Biurze Obsługi Interesanta (EBOI), dostępnym pod adresem https://esp.mkidn.gov.pl/. (Szczegółowe wskazówki na temat założenia konta oraz zasad korzystania z systemu EBOI zawarte są w osobnej instrukcji opublikowanej na stronie internetowej ministerstwa, zwanej dalej instrukcją Krok po kroku).
3. Wnioskodawcy używający bezpiecznego podpisu elektronicznego zweryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu, zwanego dalej podpisem kwalifikowanym: wypełniają wniosek wraz z obowiązkowymi załącznikami a następnie przesyłają go poprzez system EBOI w terminie określonym w ogłoszeniu.
4. Wnioskodawcy nieużywający podpisu kwalifikowanego wypełniają wniosek oraz obowiązkowe załączniki i przesyłają je poprzez system EBOI, a następnie drukują automatycznie wypełniony formularz „Potwierdzenia złożenia wniosku”. Prawidłowy wydruk „Potwierdzenia” powinien być oparty na ostatecznej wersji złożonego wniosku i opatrzony tym samym numerem nadanym przez EBOI. Warunkiem rozpatrzenia wniosku jest dostarczenie w 1 egzemplarzu podpisanego przez osoby upoważnione „Potwierdzenia złożenia wniosku” w terminie określonym w ogłoszeniu (liczy się data stempla pocztowego).
5. Koperta zawierająca potwierdzenie złożenia wniosku musi być opatrzona następującymi sformułowaniami:

• Wniosek na Wizytę studyjną z Funduszu Współpracy Dwustronnej w ramach Programu „Kultura” w ramach MF EOG 2014-2021 – pierwszy nabór;
• pełna nazwa Wnioskodawcy;
• adres Wnioskodawcy.

6. Za datę wpływu do Operatora Programu uznaje się:

• datę nadania (datę stempla pocztowego) – wyłącznie w przypadku nadania w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe,
• w przypadku złożenia osobiście, nadania za pośrednictwem innego operatora pocztowego niż operator wyznaczony, o którym mowa w pkt. 1) lub nadania kurierem  – datę wpływu do siedziby Operatora Programu,
• w przypadku wysłania na platformie ePUAP – datę wpływu na elektroniczną skrzynkę podawczą Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

XIII. Załączniki do wniosku

 

W celu spełnienia kryteriów formalnych do wniosku konieczne jest dołączenie następujących załączników:

1. 1. Dokumenty weryfikujące kwalifikowalność wnioskodawcy oraz polskiego partnera (np. aktualny wypis z właściwego rejestru np. Krajowego Rejestru Sądowego, rejestru instytucji kultury, rejestru prowadzonego przez MSWiA potwierdzającego utworzenie kościelnej osoby prawnej, w przypadku kościołów i związków wyznaniowych dopuszcza się także zaświadczenie o posiadaniu przez podmiot wnioskujący kościelnej osobowości prawnej, statut w przypadku organizacji pozarządowych). W przypadku, gdy dokumenty te są możliwe do ustalenia przez Operatora Programu na podstawie rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których Operator Programu ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, nie jest konieczne ich załączanie. Należy jednak podać informację (np. we wniosku lub w formie dodatkowego załącznika), gdzie te dokumenty są dostępne (np. link).  
2. 2. Uprawnienie do reprezentowania Wnioskodawcy (akt powołania, mianowania itp.) i pełnomocnictwo (jeśli dotyczy).
3. 3. List/y intencyjny/ne.
4. 4. Oświadczenie wnioskodawcy wskazujące wszystkich konsultantów zaangażowanych w przygotowanie wniosku. W przypadku braku takich osób także należy złożyć stosowne oświadczenie.

XIV. Dokumenty do naboru

1. Formularz wniosku. 
2. Instrukcja aplikowania.
3. Karty oceny formalnej.
4. Karta oceny merytorycznej.
5. Wzór Listu Intencyjnego - wizyta przedstawicieli polskiej instytucji w Norwegii,   Islandii lub Liechtensteinie.
6. Wzór Listu Intencyjnego - przyjęcie przedstawicieli instytucji z Norwegii, Islandii, Liechtensteinu w Polsce.
7. Wzór raportu końcowego.
8. Deklaracja zakończenia Wizyty Studyjnej.
9. Instrukcja zakładania konta w systemie EBOI.

XV. Dane kontaktowe

 

POLSKA – Operator Programu

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Departament  Funduszy i Spraw Europejskich

ul. Tamka 3

00-071 Warszawa

Tel. (22) 69 25 410

Fax . (22) 69 25 440

mail: dfe[at]mkidn[dot]gov[dot]pl

XVI. Pomocy w znalezieniu instytucji partnerskich udzielają:

NORWEGIA:

 

Art Council Norway/Kulturrådet
Postboks 4808 Nydalen, 0422 Oslo.org.nr 971527412

www:  www.norskkulturrad.no

 

1. Thea Breivik

Tel.: +47 21045895
mail:  Thea[dot]Breivik[at]kulturradet[dot]no

 

2. Rannveig Solumsmoen Gimse

Tel.: +47 21045911
mail:  Rannveig[dot]Gimse[at]kulturradet[dot]no
 

 

ISLANDIA:

 

The Icelandic Centre for Research
Borgatúrn 30, IS-150 Reykjavík

 

Ragnhildur Zoëga

Senior Adviser
Tel.: +354 515 5838
mail: Ragnhildur[dot]Zoega[at]Rannis[dot]is

 

LICHTENSTEIN:

 

Arno Oehri

EEA-grants coordinator in the area of culture

Tel.: +423 373 67 12

mail: arnooehri[at]eeagrants[dot]li

www: www.eeagrants.li